“Eigenlijk maken we onszelf altijd zo snel mogelijk weer overbodig.” Yoram van Maanen, Business Process Management consultant bij VertX, beschrijft wanneer een BPM-project écht geslaagd is. Yoram voert van dag tot dag complete BPM-projecten uit bij multinationals als Damen Shipyards en de Rabobank. Wat zijn volgens Yoram de 5 succesfactoren voor het realiseren van een goed BPM-project met een herkenbare VertX-handtekening? Je leest het in deze blog.
“Organisaties komen bij VertX met de vraag of wij procesmanagement bij ze willen implementeren. De eerste stap van een succesvol BPM-project is dat we in kaart brengen wat een organisatie precies bedoelt met ‘procesmanagement’. We houden van efficiënt en nuchter werken, en daarom maken we die vraag in het begin kraakhelder. Zo gaan we samen snel de goede kant op.
Als we goed in kaart hebben wat de exacte vraag van de organisatie is, dan analyseren we de huidige staat en invulling van procesmanagement bij de organisatie. Wie zijn de stakeholders? Wat doen zij precies? En wat is hun visie? Zo krijg je gauw inzicht in je belangrijkste samenwerkingspartners.”
Yoram: “Vanuit de huidige situatie wil je naar een betere situatie. Dat kan alleen als de organisatie waar je mee werkt, genoeg resources beschikbaar heeft. De volgende stap is dus dat we goed onderzoeken of de organisatie echt het belang inziet van BPM. En net zo relevant: kan en wil de organisatie genoeg tijd vrijmaken bij medewerkers op de vloer? Als we vermoeden dat er te weinig resources beschikbaar zijn, gaan we het gesprek aan.
Daarin onderscheidt VertX zich van andere consultancy firms. We staan er om bekend dat we snel en goed resultaat behalen door altijd eerlijk en scherp te zijn - ook als dat betekent dat we een opdracht tijdelijk teruggeven. Ik erger me persoonlijk aan consultancy firms die zichzelf zo belangrijk maken dat bedrijven haast oneindig aan een geldinfuus richting de firm worden gehangen. Dat maakt het werk bij VertX zo boeiend: je voert heel gelijkwaardige gesprekken met je klanten, en daagt ze uit waar nodig.”
“Uiteindelijk behaal je de beste resultaten wanneer je een passende BPM-tool implementeert, zoals Mavim, in de organisatie. Als dat goed landt, is iedereen daarmee geholpen. Zelfs de eindgebruikers die weerstand voelen tegen het gebruiken van een nieuwe tool. Daarom betrek je eindgebruikers en procesverantwoordelijken vanaf het begin - zowel bij het hele project als in het gebruik van de tool. We vragen dus al vanaf het begin om input vanuit verschillende lagen in de organisatie. Op die manier sluit de invulling, de taal en de ‘look and feel’ van de tool goed aan bij de organisatie. Dat zorgt er uiteindelijk voor dat de tool draagvlak heeft en geborgd blijft in de organisatie - ook lang nadat wij weg zijn. En dat is toch het uiteindelijke doel: ervoor zorgen dat de organisatieprocessen blijvend verbeteren, en wij als VertX op een gegeven moment overbodig zijn.”
“Ik zie het bewerkstelligen van een continue verbetercyclus, duidelijke conventies en een heldere governance rond BPM als het vierde belangrijke punt voor de realisatie van een geslaagd BPM-project. Hierin neem je de organisatie helemaal mee. Zorg dat je niet de deur uitstapt als consultant voordat er heldere afspraken en regels zijn over de te volgen processen en de omgang met de BPM-applicaties. Zorg ervoor dat er duidelijke aanjagers en ambassadeurs zijn in het levend houden van de verbetercyclus. Zo wordt procesmanagement op de allerbeste manier geborgd, en kan de organisatie ook verder zonder interim proces- en projectmanagement.”
Yoram: “Het vijfde belangrijke element in het realiseren van een succesvol BPM-project is het monitoren van de veranderingen in het proceslandschap. Hoe ziet dat landschap er in het begin uit, en hoe ontwikkelt zich dat? Het kan zijn dat de procesmanagers in het begin aangeven dat er geen processen bestaan voor bepaalde werkzaamheden, maar een niet goed lopend proces is ook een proces. Dus brengen we vanaf het begin alles in kaart. Waar staat alles opgeslagen, en hoe vinden mensen hun bestanden terug? Ook dat is een proces. Op basis van het hele proceslandschap maken we een duidelijke scope en een procesoverzicht. We monitoren de voortgang van ons BPM-project vervolgens op basis van de geïdentificeerde in scope procesessen. Alleen zo zie je het effect van je BMP-project echt tot leven komen.”, aldus BPM-consultant Yoram van Maanen.
Denk jij bij deze analyse van Yoram: “Yes, dit is precies mijn visie op goede BPM-projecten”? Kies dan ook voor een carrière als BMP-consultant bij VertX. We maken altijd graag kennis met gedreven innovatoren. Neem gerust contact op.