Business Process Management en de Wwft
De financiële wereld is in de ban van de strijd tegen witwassen en terrorismefinanciering. Alleen al in Nederland wordt er ieder jaar ongeveer 15 miljard aan crimineel geld witgewassen. Wereldwijd hebben we het eerder over zo’n 1.000 miljard. Middels de Wet financieel toezicht (Wft) en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) probeert de Nederlandse overheid bij te dragen aan deze mondiale strijd tegen witwassen en terrorismefinanciering. Het voldoen aan deze wetgeving heeft echter kostbare gevolgen voor het MKB.
Met de inzet van effectief en flexibel procesmanagement zorgt een organisatie ervoor dat ze voldoet aan de Wwft zonder dat ze hoeft in te leveren op de kwaliteit en snelheid van de dienstverlening. Om daar als organisatie te komen is diepgaande kennis van de Wwft, procesmanagement en verandermanagement nodig. Laat in die driehoek nu de kracht van VertX schuilen!
Wwft-plichtig binnen het MKB
Iedere week staan de media vol met berichten over boetes die worden uitgedeeld aan banken en over het Wwft-plichtige MKB dat nalatig is in het controleren van haar klanten. De poortwachtersverantwoordelijkheid heeft bij de banken al geresulteerd in stroperige, ad-hoc ‘Know Your Customer (KYC)’-processen en zelfs hele afdelingen die als zwart gat fungeren voor de winst in de jaarcijfers. Het MKB was hierbij, tot voor kort, de dans ontsprongen, maar na tientallen boetes en forse reputatieschade onder de banken later, is nu het Wwft-plichtige MKB aan de beurt.
Iedere organisatie waar de Wwft op van toepassing is moet Wwft-proof zijn en de lijst met Wwft-plichtige beroepsgroepen is uitgebreid en divers. Er kan worden gedacht aan boekhouders, advocaten- en notariskantoren, beleggingsmaatschappijen en -kantoren, makelaars en taxateurs, en bedrijven die goederen verkopen van meer dan 10.000 euro. Onder deze laatste groep vallen dus ook ondernemingen zoals juweliers, autobedrijven en kunsthandelaren.
Onnodige fouten door complexe wetgeving
Het voldoen aan de Wwft is niet eenvoudig. De wetgeving is complex en KYC speelt een rol binnen alle fases van de dienstverlening. Het doel is een KYC-proces waarbij risico’s goed in kaart worden gebracht en gemonitord en wat tegelijkertijd van begin tot eind naadloos aansluit op de processen van de centrale dienstverlening. Om dit doel te bereiken dienen primaire en secundaire processen grondig aangepast te worden.
Binnen het MKB worden er bij de implementatie van de Wwft veel onnodige en kostbare fouten gemaakt. In een poging de organisatie Wwft-proof te maken wordt krampachtig en ad-hoc een KYC-beleid opgetuigd en dit wordt aangevuld met inefficiënte en ineffectieve KYC-processen. Deze eerste reflex zorgt ervoor dat KYC op een apart eiland binnen de organisatie wordt gezet, waardoor de centrale dienstverlening stroperig en ineffectief wordt en er in veel gevallen (ondanks de gemaakte kosten) niet eens voldaan wordt aan de Wwft en er dus nog steeds een reële kans is op een boete. Helaas komen wij bovenstaand scenario in de praktijk nog veel te vaak tegen. Er ontstaat een situatie die verre van Wwft-proof is en waarbij de dienstverlening compleet verstoord wordt. Op deze manier is KYC voor organisaties een dubbele kostenpost.
Voldoen aan de Wwft zonder verlies van dienstverlening
Bij VertX weten we wat er binnen een organisatie moet gebeuren om deze Wwft-proof te maken, zonder dat de dienstverlening daaronder hoeft te lijden. We hebben kennis van procesmanagement, de (implementatie van) de Wwft en voegen hier sterk en betrokken verandermanagement aan toe. Met onze veranderaanpak kijken we hoe de huidige primaire processen in uw organisatie verlopen, los van het wel of niet voldoen aan de Wwft. In deze verkennende fase willen we ervaren hoe de organisatie haar klanten bedient, producten produceert of diensten levert. We worden kortstondig onderdeel van de werkvloer en gaan gezamenlijk in gesprek om een goed gevoel te krijgen bij wat de organisatie daadwerkelijk drijft. Hierna is het van belang dat de primaire processen getoetst worden aan het door ons opgezette KYC-proces. Dit geeft ons inzicht in de gap tussen de huidige processen en de Wwft-standaarden. Vervolgens zorgen we er samen voor dat de organisatie en processen Wwft-proof worden en laten we het KYC-proces versmelten met de huidige primaire processen.
Maar dit is nog niet alles; correct verandermanagement is cyclisch. Het opzetten en implementeren van een goed én efficiënt KYC-proces en een passend beleid is pas het begin. Om deze kennis, kunde en efficiëntie te borgen geven we de benodigde handvatten. Voorbeelden hiervan zijn templates, werkinstructies, stroomschema’s, infographics, dashboards of vragenlijsten, aangevuld met onze kennis over BPM en de Wwft. Ook na de initiële implementatie blijven wij graag betrokken en staan wij klaar om mogelijk benodigde aanpassingen aan het beleid of processen door te voeren.
Werken met VertX betekent samenwerken
Gezamenlijk zorgen we voor een sterke en soepele verankering van veranderingen. Meer weten over wat VertX voor jouw organisatie kan betekenen? Plan dan nu een sparsessie in met een van onze consultants op www.vertx.nl!